Zaproszenie do złożenia oferty – dot. zamówienia o wartości mniejszej niż 130.000 złotych netto na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września 2019 r., (tj. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 z późn. zm.)  pn. „Kompleksowa o

ZAMAWIAJĄCY:

GMINNA BIBLIOTEKA PUBLICZNA W KRZYWCZY

IMIENIA JANA CHRYZOSTOMA ZACHARIASIEWICZA

Krzywcza 107, 37 – 755 Krzywcza

Zaprasza do złożenia oferty – dot. zamówienia o wartości mniejszej niż 130.000 złotych netto na podstawie  art. 2 ust. 1 pkt.1 ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia

11 września 2019 r., (tj. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 z późn. zm.) 

pn. „Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminnej Biblioteki Publicznej

 w Krzywczy im. Jana Chryzostoma Zachariasiewicza 

w okresie od 01.10.2025 do 30.09.2030 r.”

ROZDZIAŁ I

ZAMAWIAJĄCY

1. Nazwa i adres Zamawiającego:

Gminna Biblioteka Publiczna w Krzywczy im. Jana Chryzostoma Zachariasiewicza

Krzywcza 107

37-755 Krzywcza

2. Numer telefonu Zamawiającego:

+48 16 671 14 82

3. Adres poczty elektronicznej:

biblioteka@gbpkrzywcza.pl

4. REGON Zamawiającego:

001027372

5. NIP Zamawiającego:

795-23-84-170

6. Strona internetowa Zamawiającego:

gbpkrzywcza.pl

ROZDZIAŁ II

TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Postępowanie o udzielenie zamówienia, którego wartość szacunkowa nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 130 000,00 zł netto, prowadzone jest na podstawie stosownego Regulaminu udzielania zamówień wyłączonych spod stosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. 2024 poz.1320) wprowadzonego Zarządzeniem Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Krzywczy.

Rozdział III

PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

1. Opis przedmiotu zamówienia.

Przedmiotem zamówienia jest: „Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminnej Biblioteki Publicznej w Krzywczy im. Jana Chryzostoma Zachariasiewicza w okresie od 01.10.2025 do 30.09.2030 r.”

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia są usługi polegające na kompleksowej obsłudze bankowej budżetu  Gminnej Biblioteki Publicznej w Krzywczy im. Jana Chryzostoma Zachariasiewicza w okresie od 01.10.2025 r. do 30.09.2030 r.

1. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje:

1. Otwarcie i prowadzenie rachunków bieżących, rachunków pomocniczych oraz rachunków funduszy celowych i specjalnych, w tym rachunków związanych z rozliczeniem środków otrzymanych z funduszy Unii Europejskiej,
2. Zapewnienie możliwości założenia i prowadzenia rachunków walutowych w ramach rachunków pomocniczych, na których zlecenia pieniężne będą realizowane w walucie zagranicznej,
3.  Obsługa operacji finansowych budżetu Biblioteki
4. Zapewnienie bezpłatnego dostępu do systemu bakowości elektronicznej, jednolitego do obsługi wszystkich rachunków Zamawiającego, spełniającego standardy bezpieczeństwa, zapewnienie przekazywania i instalowanie wersji aktualizujących oprogramowanie w okresie obowiązywania umowy,
5. Zapewnienie przeszkolenia wskazanych przez Zamawiającego pracowników w zakresie obsługi elektronicznej systemu obsługi bankowej (niezwłocznie po podpisaniu umowy) oraz bieżące udzielanie wsparcia telefonicznego,
6. Realizacja zleceń płatniczych – przelewów na rachunki prowadzone w innych bankach oraz banku prowadzącym obsługę rachunku przekazywanych w formie elektronicznej oraz papierowej. Zlecenie płatnicze złożone do godz. 14 –tej realizowane powinny być w tym samym dniu. Przelewy złożone po tej godzinie zostaną przekazane do realizacji najpóźniej w następnym dniu roboczym,
7. Zapewnienie możliwości niezwłocznego realizowania tzw. Szybkich poleceń przelewu typu SORBNET,
8. Przyjmowanie wpłat gotówkowych,
9. Dokonywanie wypłat gotówkowych,
10. Przechowywanie depozytów,
11. Generowanie i dostarczanie potwierdzenia sald,
12. Możliwość otwierania w trakcie umowy rachunków bieżących i pomocniczych na wniosek Zamawiającego oraz jej jednostek organizacyjnych,
13. Wydawanie blankietów czeków gotówkowych (książeczki czekowe),
14. Kwartalna kapitalizacja odsetek naliczanych przez bank;
15. Na życzenie Zamawiającego możliwość nieoprocentowania środków na wskazanym rachunku bankowym,
16. Udzielanie poręczeń i gwarancji bankowych,
17. Wydawanie oświadczeń, zaświadczeń i opinii na żądanie Zamawiającego,
18. Inne usługi bankowe np. zmiana karty wzorów podpisów, wydawanie duplikatów zrealizowanych transakcji itp.

2. Kod CPV:

66110000-4 Usługi bankowe

3. Zasady współpracy w zakresie przepływu informacji między Zamawiającym a Wykonawcą  w trakcie świadczenia usług oraz systemu bankowości elektronicznej.

1. Bank zobowiązany jest wyznaczyć osobę lub osoby w Banku, których zadaniem będą bieżące kontakty operacyjne z Zamawiającym, udzielanie porad i konsultacji,
2. Bank zobowiązany jest dostarczać wszelkich niezbędnych informacji na temat operacji prowadzonych w ramach obsługi bankowej,

W trakcie realizacji zamówienia liczba rachunków, innych czynności bankowych, usług i produktów będzie zależało od określonych potrzeb Zamawiającego.

Termin realizacji zamówienia – od dnia 1 października 2025 r. do 30 września 2030 roku.

ROZDZIAŁ IV

WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU, OPIS SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ DOKUMENTY I PODSTAWY WYKLUCZENIE Z POSTĘPOWANIA

Wymagania dotyczące warunków udziału w postępowaniu:

1). Posiadania zdolności do występowania w obrocie gospodarczym.    

Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że posiada aktualne zezwolenia komisji nadzoru Finansowego na prowadzenie działalności zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Prawo Bankowe ( tj. Dz. U. z 2024 r. poz. 1646 ze zm.), Kopie zezwolenia komisji nadzoru Finansowego na prowadzenie działalności zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Prawo Bankowe ( tj. Dz. U. z 2024 r. poz. 1646 ze zm. – należy dołączyć do oferty.

Posiadania zdolności techniczną lub zawodową: Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że na okres realizacji zamówienia będzie dysponował co najmniej jedną placówką bankową lub filią banku na terenie gminy Zamawiającego.  

Potwierdzenie spełniania warunków udziału w niniejszym postępowaniu, Zamawiający oceniał będzie na podstawie oświadczenia złożonego na formularzu ofertowym.

2). Zgodnie z treścią art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego,  zwanej dalej „ustawą”, z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu prowadzonego na podstawie ustawy Pzp wyklucza się:

     2.1. wykonawcę oraz uczestnika konkursu wymienionego w wykazach określonych                                      w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy;

    2.2. wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2022 r. poz. 593 i 655) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006  i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy;

   2.3. wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, 2105 i 2106), jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka,  o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy.

ROZDZIAŁ V

SPOSÓB OBLICZENIA CENY

1. Wszystkie wartości cenowe określone będą w złotych polskich PLN, a wszystkie płatności będą realizowane wyłącznie w złotych polskich.

2. Cenę ofertową należy podać w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku                                      z zastosowaniem przybliżenia dziesiętnego.

3. Zaoferowana cena musi być podana liczbą oraz słownie i będzie ceną ryczałtową (definicja ryczałtu zgodnie z treścią art. 632 Kodeksu cywilnego t.j. Dz. U z 2024 nr 1061).

4. Cena podana w ofercie powinna zawierać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.

5. Cena ofertowa brutto (wraz z podatkiem VAT) jest ceną ofertową wykonawcy i jako cena ryczałtowa nie podlega zmianom.

6. Zamawiający przewiduje wynagrodzenie ryczałtowe. W cenie oferty należy uwzględnić wszystkie koszty, w tym ryzyko Wykonawcy z tytułu oszacowania wszelkich kosztów związanych z realizacją zamówienia, a także oddziaływania innych czynników mających lub mogących mieć wpływ na koszty. Niedoszacowanie, pominięcie oraz brak rozpoznania przedmiotu i zakresu zamówienia nie może być podstawą do żądania zmiany wynagrodzenia ryczałtowego określonego w umowie zawartej pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą.

Wyceniając przedmiot zamówienia, Wykonawca winien odnieść się do warunków umownych oraz warunków przedstawionych w zaproszeniu do złożenia oferty  w celu uzyskania pełnych wskazówek, informacji, instrukcji. Cena winna pokrywać wszystkie wymogi kompletnego i należytego wykonania usługi  niezależnie od tego, czy w dokumentach zamówienia są one opisane szczegółowo, czy nie.

ROZDZIAŁ VI

KRYTERIUM I SPOSÓB OCENY OFERT

1. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o kryterium ceny. (Cena=100%)

wg. wzoru :

            cena najniższa brutto*

C = ------------------------------------------------   x 100 pkt x 100%

         cena oferty ocenianej brutto

* spośród wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu

2. Za najkorzystniejszą ofertę Zamawiający uzna ofertę z najniższą ceną brutto.
3. Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki rachunkowe.

ROZDZIAŁ VII

INSTRUKCJA DLA WYKONAWCÓW

1. Język i forma porozumiewania się:

1. postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim w formie pisemnej,
2. oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy mogą przekazywać drogą elektroniczną,
3. oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazane drogą elektroniczną uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem wyznaczonego terminu,
4. oferta może być złożona wyłącznie w formie pisemnej,
5. jeżeli Zamawiający lub Wykonawcy porozumiewają się drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt otrzymania informacji w tej formie.

2. Osoba uprawniona do porozumiewania się z Wykonawcami.

Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Wykonawcami jest: Marzena Kowal  email:  biblioteka@gbpkrzywcza.pl, w godz. 8:00 - 16:00

3. Związanie ofertą:

1. termin związania ofertą wynosi 30 dni.
2. bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

4. Opis sposobu przygotowania ofert:

1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę,
2. treść oferty musi odpowiadać treści zaproszenia do złożenia oferty,
3. oferta powinna być sporządzona w języku polskim na formularzu załączonym do niniejszego zaproszenia do złożenia oferty i napisana pismem maszynowym lub ręcznym drukowanym niezmywalnym atramentem (tuszem), pod rygorem odrzucenia jej przez Zamawiającego,
4. załącznikami do oferty są to dokumenty wymienione w Rozdziale IV pkt.1.
5. wszystkie dokumenty muszą być przedstawione w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania wykonawcy na każdej zapisanej stronie poświadczonego dokumentu z zastrzeżeniem, że pełnomocnictwo może być przedłożone wyłącznie w formie oryginału lub kopii poświadczonej przez notariusza,
6. dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy,

Wykonawca składa ofertę w zaklejonej kopercie, opieczętowanej  z podaniem nazwy i adresu Wykonawcy oraz nazwą postępowania: „Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminnej Biblioteki Publicznej w Krzywczy im. Jana Chryzostoma Zachariasiewicza w okresie od 01.10.2025 do 30.09.2030 r.”- osobiście w Gminnej Bibliotece Publicznej w Krzywczy lub przesłać  za pośrednictwem podmiotu świadczącego usługi pocztowe lub kurierskie. Zamawiający dopuszcza również składanie ofert w formie elektronicznej - podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym osób upoważnionych do reprezentacji Wykonawcy na skrzynkę podawczą Gminnej Biblioteki Publicznej w Krzywczy znajdującą się na elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP).

         Wykonawca może, przed upływem terminu  składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę. Zmiana,  lub wycofanie oferty odbywa się w taki sam sposób jak złożenie oferty, tj. w zamkniętej kopercie z dopiskiem „zmiana” lub „wycofanie” oraz nazwą postępowania,

7. Zamawiający niezwłocznie zwróci ofertę, która została złożona po wyznaczonym terminie składania ofert.

5. Miejsce i termin składania ofert:

1. miejscem składania ofert jest: Gminna Biblioteka Publiczna w Krzywczy im. Jana Chryzostoma Zachariasiewicza, Krzywcza 107, 37-755 Krzywcza.
2. oferty należy składać we wskazanym wyżej miejscu lub przesłać na adres: Gminna Biblioteka Publiczna w Krzywczy im. Jana Chryzostoma Zachariasiewicza, Krzywcza 107, 37-755 Krzywcza, z wyraźnym oznaczeniem postępowania,
3. termin składania ofert: do dnia 16 września  2025r., do godz. 10:00.

6. Otwarcie ofert:

1. miejscem otwarcia ofert jest Gminna Biblioteka Publiczna w Krzywczy im. Jana Chryzostoma Zachariasiewicza, Krzywcza 107,  37-755 Krzywcza ,
2. termin otwarcia ofert: 16 września 2025 r., godz. 10:15,
3. otwarcie ofert jest jawne,
4. podczas otwarcia ofert podaje się nazwy (firmy) oraz adresy Wykonawców, a także informacje dotyczące ceny.

7. Informacje dot. postępowania:

1. jeżeli w postępowaniu nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej, ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający wezwie wykonawców, którzy złożyli oferty o takiej samej cenie do złożenia ofert dodatkowych lub zamknie postępowanie bez wyboru,
2. Zamawiający poprawi w ofercie oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe wyznaczając wykonawcy odpowiedni nie dłuższy niż dwudniowy termin na wyrażenie bądź niewyrażenie zgody na ich poprawę,
3. Zamawiający wyklucza wykonawcę, który: odstąpił od podpisania umowy z zamawiającym a jego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza oraz wykonawcę, którego ofertę odrzucił,
4. Zamawiający odrzuca ofertę jeżeli wystąpi co najmniej jedna z przesłanek:

1. została złożona przez wykluczonego wykonawcę,
2. treść oferty nie odpowiada treści zaproszenia do złożenia oferty,
3. oferta zawiera błędy w obliczeniu ceny, których zamawiający nie jest w stanie poprawić bez przeprowadzenia negocjacji,
4. oferta jest nieważna.

Zamawiający może zwrócić się o wyjaśnienie, chyba że rozbieżność wynika z okoliczności oczywistych, które nie wymagają wyjaśniania.

8. Pozostałe informacje:
   1. zamawiający informuje, że w przypadkach nieuregulowanych zaproszeniem do złożenia oferty zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny
       (t. j. Dz. U. z 2024 r., poz. 1061 ze zm.),
   2. po wyborze najkorzystniejszej oferty w celu zawarcia umowy wykonawca winien przedłożyć:

a) pełnomocnictwo do zawarcia umowy, jeżeli nie wynika ono z treści oferty,

b) umowę regulującą współpracę - w przypadku złożenia oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, podpisany przez Wykonawcę,

3. wykonawca, który przedstawił najkorzystniejszą ofertę, będzie zobowiązany do podpisania umowy zgodnie z załączonym projektem umowy, który stanowi Załącznik Nr 2 do zaproszenia do złożenia oferty, w terminie wskazanym przez Zamawiającego,
4. jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny,
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

1. zmiany zaproszenia do złożenia oferty, w tym warunków lub terminu prowadzonego postępowania,
2. zamknięcia postępowania bez wyboru,
3. odwołania postępowania, przed upływem terminu składania ofert, bez podania przyczyny,
4. unieważnienia postępowania w przypadku gdy:

- cena najkorzystniejszej oferty będzie wyższa od kwoty, którą Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,

- złożona oferta będzie nieważna.

9.  Klauzula informacyjna.

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

1) Administratorem danych osobowych jest:

Gminna Biblioteka Publiczna w Krzywczy im. Jana Chryzostoma Zachariasiewicza , Krzywcza 107, 37-755 Krzywcza

2) Z Administ

a) adres e-mail: biblioteka@gbpkrzywcza.pl lub pisemnie: Krzywcza 107, 37-755 Krzywcza

c) z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych poprzez e-mail: surowkalegal@surowka-legal.pl

lub tel. 606 977 407 lub pisemnie na adres siedziby administratora.

3) Podanie danych jest wymagane w celach realizacji zadań statutowych organizatora. Zebrane dane osobowe będą przetwarzane przez administratora danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) rozporządzenia 2016/679, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych.

4) Zebrane dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom publicznym uprawnionym do przetwarzania danych osobowych na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

5) Dane będą przetwarzane tak długo jak nie ustanie cel ich przetwarzania lub wymagają tego przepisy prawa ( w tym podatkowe i rachunkowe)w celach dowodowych.

6) Dane osobowenie będą przekazywane poza obszar Unii Europejskiej ani nie będą wykorzystywane w procesach automatycznego profilowania.

7) Przysługuje mi prawo dostępu do moich danych, prawo żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania w przypadkach określonych w rozporządzeniu 2016//679.

8) W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy rozporządzenia 2016/679, przysługuje mi prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Krzywcza, 2 września 2025 r.

ZATWIERDZAM: Marzena Kowal

Dyrektor Gminnej Biblioteki Publicznej w Krzywczy

im. Jana Chryzostoma Zachariasiewicza

Załączniki:

1. Formularz ofertowy (zał. nr 1)
2. Projekt  umowy (zał. nr 2)